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受注連絡・発送連絡メールのコツ

ネットショップ運営で抑えておきたい
「受注連絡メール」「発送連絡メール」のポイント

ネットショップを運営している人にとって、

受注を確認したら「受注連絡メール(サンクスメール)」を送る、商品を発送したら「発送連絡メール」を送る―

この「メールを送る」という作業は、単調なルーティンワークと捉えがちな点ですが、これらのメールは店舗と購入者を繋げる「接点」であり、顧客体験に繋がる重要なポイントです。


購入者にとって、「いつ届くのか」、「ちゃんと購入できているのか」、「購入時に伝えた要望は届いているのか」という点は、ネットショッピングを利用する上で気になるポイントです。
ネットショップを利用する上での不安感を払拭し、安心感を与えるために、「受注連絡メール」、「発送完了メール」は欠かさずに送りましょう。


そこで今回は、「受注連絡メール」、「発送連絡メール」について、抑えておきたいポイントについて解説します。



 

件名はわかりやすく&差出人もしっかり設定!

メールが届いたときに、件名をひと目見ただけで購入に関するメールと分かる必要があります。そのため抑えるべきポイントは下記の2つです。

・何に関するメールなのか

・ショップ名

とてもシンプルですが、この2つは欠かせない要素です。また、件名に購入者の名前を挿入することで、安心感を与えることが出来ます。
ショップ名に関しては、楽天市場やヤフーショッピングなど、ECモール店舗の場合は、「楽天店」や「ヤフー店」などと付け加えたほうが好ましいです。仮にユーザーがショップ名までは正確に覚えていなかったとしても、楽天市場、ヤフーショッピングなど購入した「モール」については覚えているためです。



▼受注連絡メールの例

件名:〇〇様 ご注文ありがとうございます【ブラゴクショップ ヤフー店】
件名:ご注文を承りました【ブラゴクショップ 本店】



▼発送連絡メールの例

件名:商品発送のご案内【ブラゴクショップ 楽天市場店】

メールの開封にあたり、件名と並んで大切なのが「差出人名」です。未設定のままで、メールアドレスのみが表示されていると不審を招きます。きちんと「ショップ名」を設定しておきましょう。



 

本文に絶対盛り込むべきポイント

受注連絡メール、発送連絡メールに共通して必要な内容は下記のとおりです。


・注文者氏名
・ショップ名(フレンドリーな店舗であれば、担当者名もプラス)
・注文情報
 購入日時、購入者名、支払い方法、配送方法、日時指定の有無、注文備考、
 送付先情報、購入内容、送料、ポイント/クーポン値引き、支払額合計
・ショップ連絡先



贈答品を扱うショップであるならば、「のし」の内容やラッピングの種類も分かるようにしておくべきです。なぜなら、贈答品の場合、購入者は贈答先に失礼のないように…という点を気にするからです。
のしの有無や、種類、表書きの指定を間違えていないか、ラッピングをきちんと選んでいるかを、気にして改めてショップへ問い合わせてくる購入者も度々います。
その点、受注連絡メールに記載してあれば、お問い合わせも減らすことが出来るので、業務効率化の観点からいっても、記載したほうがベターでしょう。

なお、発送連絡メールの場合は上記にプラスして、下記の内容を必ず盛り込みましょう。


・出荷日
・到着予定日
・配送業者
・追跡番号

「いつ届くのか」は、購入者が一番気にするポイントでもあります。
宅配便など、追跡番号が付与される配送方法の場合は、配送業者名と追跡番号、また、可能であれば、配送状況が追跡出来るURLも併せて記載してあると、購入者にとって便利です。

以下に、受注連絡メールのサンプルと、発送連絡メールのサンプルを掲載しますので、参考にしてください。


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