EDI（電子データ交換）とは何？最初に覚えておくべき情報

企業同士のやり取りを自動にするシステムに、EDI(電子データ交換)があります。
EDIについて、よく聞くけど詳しく知らない人も多いのではないでしょうか。
そこでEDIの特徴やメリット、Web-EDIなどについて説明していきます。

そもそもEDIってなに？

事務系の仕事をしていると契約書・受注書・注文書など、たくさんの書類を扱います。
一つひとつ分けるのも大変なのに、複数の企業からメールやFAXのように違った形で届くと膨大な量になってしまいます。
これらを電子データ化して効率よく処理するのが、EDIと呼ばれるシステムです。
EDIはElectronic Data Interchangeの頭文字で、電子データ交換の意味になります。
EDI最大のポイントは、取引書類を全て電子化して効率を上げられることです。
メールの添付とは全く違い、EDIは自動で各書類の作成を行います。
自動作成された書類は取引相手に共有されるので、FAXや電話連絡の必要がありません。
発注や受注から代金請求まで自動になるので、手間と時間が大きく減ります。
インターネットを介したデータ交換なので、郵送などのタイムラグもありません。

EDIを導入するメリット

実際に動画を作る手順自体は、複雑なものではありません。動画を準備して、編集し公開するという3ステップが主です。質にこだわらなければそれこそ1時間もあればできる作業ですが、望む効果を得るにはターゲットやコンセプトを明確にし、各ステップでのポイントを押さえておかなければなりません。

経費削減

EDIは中小企業に強く勧められているシステムですが、最大の理由は経費削減です。
大手企業の場合は効率化のメリットが目立ちますが、中小だと人件費が気になります。
手入力による伝票作成や書類管理は、取引先が増えるほど手間と人が必要ですが、EDIを導入すれば大幅な人件費削減になり、従業員の仕事量も減ってモチベーションに繋がります。
また、全ての書類を紙で作っていると、コピー用紙・インク代・郵送費もかなりの金額ですが、これらの経費も軽減できます。
自社の在庫管理もEDIで行えるので、発注から納品までの時間を減らすことが可能です。
取引先とのやり取りをデータ化することで、お互いの在庫情報も共有できます。

人的トラブルの減少

さらにEDIを導入すれば発注ミスなどの書類不備が減り、人的トラブルが減らせます。
大切な取引先との仕事は一つのミスでトラブルに発展するので、EDIに大きな意味が生まれます。
ここまでの情報だとパソコンの入力と同じに見えますが、EDIはまったく別物です。
パソコンのデータ入力は手作業なので、絶対にミスがないとは言えませんでした。
EDIは伝票データを取り込むことで自動で処理するため、データの正確性が増します。

EDIの知っておきたいデメリット

非常にメリットが多いEDIですが、自社だけ導入しても意味がないというデメリットがあります。
EDIをすでに導入している取引先があれば別ですが、共同導入をしないと意味がありません。EDIを導入する場合、ほとんどの場合は業者に依頼する費用が発生するため、取引先に進めても拒否される可能性があります。
現在ではWeb-EDIが主流になってきているので、EDIのデメリットは解決されつつあります。ただしWeb-EDIはカスタマイズができるため、企業ごとに独自のシステムになりつつあるデメリットも。EDIもWeb-EDIも便利ですが、取引先との仕様を合わせる必要があることは覚えておきましょう。

Web-EDIとEDIは別物

インターネット回線を利用したEDIを、Web-EDIと呼びます。
最大のメリットはWeb-EDIはインターネット回線を介するので、従来のEDIと比べて非常に高速な通信ができる点です。
さらに従来のEDIと違って、専用の企業マシンにインストールする必要がありません。
Web-EDIはブラウザで操作するので、ソフトウェアのアップデートなどの影響を受けにくいんです。導入も簡単で専用回線も使用しないため、コストパフォーマンスが良くなります。最新のセキュリティ対策や最新のネット回線を利用できるのも、従来のEDIより優れた点です。
ただし取引先が導入しているWeb-EDIの仕様だけは注意して、通信プロトコルに気を付けてください。専用回線を使用しない分、取引先が使用しているプロトコルに合わせる必要があります。自社Web-EDIを構築する場合は、複数の通信プロトコルをサポートする物を選んでください。

まとめ

EDIもWeb-EDIも効率化やコスト削減で、とてもメリットのあるシステムです。
しかし便利だから導入しようと急ぎすぎると、取引先が導入していない可能性があります。
信頼できるパートナー企業が導入している場合は、導入を考えてみてください。取引回数が多い企業・付き合いの長い企業との効率化は、お互いの利益に繋がります。
EDIとWeb-EDIのどちらを導入する場合でも、知識がない場合は必ず業者に依頼しましょう。少しパソコンに詳しい社員がいたとしても、完璧な導入ができるとは限りません。
取引先に合わせたEDIをサポートしてくれる業者に依頼して、新たな取引の形を体験してください。
Web-EDIを導入する企業は、まだまだ増えると言われています。
取引先やライバル社が導入している場合は、ペーパーレス化を検討してみましょう。